जब कोई AI असिस्टेंट आपके XgenPlus मेलबॉक्स से MCP के ज़रिए जुड़ जाता है, तो असली सवाल यह है कि उससे क्या पूछें। इस लेख में चार भूमिकाओं के लिए कॉपी करने लायक प्रॉम्प्ट हैं, वे ऑटोमेशन जो सबसे ज़्यादा समय बचाते हैं, और शुरू करने से पहले जानने लायक सीमाएं। यहां सब कुछ सिर्फ़ उसी पर आधारित है जो XgenPlus MCP server आज कर सकता है।
असिस्टेंट क्या कर सकता है और क्या नहीं
असिस्टेंट एक ही मेलबॉक्स के भीतर काम करता है, यानी उस मेलबॉक्स में जिसका agent password है। वह मेल और 5 MB तक के अटैचमेंट की सूची बना सकता है, खोज सकता है और खोल सकता है, मेल को मार्क कर सकता है और आपके मौजूदा फ़ोल्डरों में ले जा सकता है, ड्राफ़्ट और रिप्लाई सेव कर सकता है, और आप अनुमति दें तो भेज सकता है। वह आपके कॉन्टैक्ट, कैलेंडर और टास्क भी पढ़ सकता है।
पांच सीमाएं नीचे के हर प्रॉम्प्ट को आकार देती हैं:
- खोज भेजने वाले, पाने वाले, विषय और तारीख से मिलती है, मेल के भीतर के पाठ से नहीं। असिस्टेंट इन फ़ील्ड से मेल ढूंढता है, फिर हर मेल को खोलकर पढ़ता है।
- कैलेंडर और कॉन्टैक्ट सिर्फ़ पढ़ने के लिए हैं। वह एक खाली घंटा ढूंढ सकता है, लेकिन मीटिंग बुक नहीं कर सकता, निमंत्रण का जवाब नहीं दे सकता और कॉन्टैक्ट नहीं बदल सकता।
- वह फ़ोल्डर या लेबल नहीं बना सकता, इसलिए मेल सिर्फ़ मौजूदा फ़ोल्डरों में ही ले जाया जा सकता है।
- बाहर के किसी नए पते को पहला मेल हमेशा ड्राफ़्ट में सेव होता है ताकि आप वेबमेल से भेजें। आपके डोमेन से बाहर जाते अटैचमेंट पर भी यही लागू होता है।
- शेड्यूल्ड सेंड और टेम्पलेट की सुविधा नहीं है। शेड्यूल्ड जॉब ड्राफ़्ट सेव कर सकता है, और भेजता कोई व्यक्ति है।
कौन सी अनुमतियां चालू करें
| भूमिका | इनसे शुरू करें | भरोसा होने पर जोड़ें |
|---|---|---|
| CEO | Search email, Read email | Save to Drafts |
| सेल्स | Search email, Read email, Save to Drafts | Reply / Forward |
| सपोर्ट | Search email, Read email, Mark read / unread, Move email | Save to Drafts, Reply / Forward |
| अकाउंट्स | Search email, Read email | Save to Drafts |
कॉन्टैक्ट के लिए Search email चाहिए और कैलेंडर के लिए Read email। जब तक ड्राफ़्ट कुछ हफ़्ते सही न आएं, Send & Save और Delete email बंद रखें।
CEO या फ़ाउंडर के लिए: छोटा और शांत इनबॉक्स
- सुबह की ब्रीफ़िंग। "आज का मेरा एजेंडा और पिछले 24 घंटे का अनपढ़ा मेल देखो। मुझे वे पांच बातें बताओ जिन पर मेरा फ़ैसला चाहिए, भेजने वाले और एक लाइन के साथ, और बिना एजेंडा वाली हर मीटिंग गिनाओ।"
- मुझे किसका जवाब देना है। "पिछले 10 दिन में मेरे भेजे वे मेल ढूंढो जिनका जवाब नहीं आया। व्यक्ति के हिसाब से समूह बनाओ और बताओ किसे याद दिलाना ठीक रहेगा।"
- किससे बात बंद हो गई है? "जिन लोगों को मैं सबसे ज़्यादा मेल करता हूं, उनमें से हर एक को मेरे आख़िरी मेल की तारीख बताओ, और वे नाम गिनाओ जिन्हें मैंने 30 दिन से नहीं लिखा।"
- कॉल से पहले। "कल शाम 4 बजे की मीटिंग वाले व्यक्ति के साथ मेरे आख़िरी दस थ्रेड का सार दो और बताओ हमारे बीच क्या बाकी है।"
- मेरे अंदाज़ में जवाब। "इन्वेस्टर्स को भेजे मेरे आख़िरी पांच जवाब पढ़ो, फिर उनके खुले मेल का उसी लहजे में जवाब ड्राफ़्ट करो। ड्राफ़्ट में सेव करो।"
सेल्स के लिए: तेज़ फ़ॉलो-अप
- पूछताछ की छंटाई। "विषय में quote या pricing वाले अनपढ़े मेल खोलो। हर एक के लिए बताओ कि कौन है, क्या पूछा और कितना जल्दी लगता है।"
- प्राइस लिस्ट से ड्राफ़्ट। चैट में मौजूदा प्राइस लिस्ट चिपकाएं, फिर: "इन पूछताछों के जवाब सिर्फ़ इन कीमतों से ड्राफ़्ट करो। कोई छूट अपने मन से मत जोड़ना।"
- पांच दिन बाद याद दिलाना। "5 से 10 दिन पहले ग्राहकों को भेजे वे मेल ढूंढो जिनका जवाब नहीं आया। हर एक के लिए छोटा, विनम्र फ़ॉलो-अप ड्राफ़्ट सेव करो।"
- अकाउंट का इतिहास। "इस ग्राहक के डोमेन के किसी भी व्यक्ति के साथ सारा मेल खोजो। मुझे एक पेज का इतिहास दो: हमने क्या बेचा, क्या बाकी है, फ़ैसला किसका लगता है।"
- मीटिंग के बाद। "इस थ्रेड से तय अगले कदमों और तारीखों के साथ एक रीकैप ड्राफ़्ट करो।"
जिस व्यक्ति को आपने पहले कभी नहीं लिखा, उसे जाने वाला मेल ड्राफ़्ट में पहुंचेगा, इसलिए हर पहले संपर्क पर भेजने का बटन कोई व्यक्ति दबाता है। यह जान-बूझकर रखा गया है।
सपोर्ट के लिए: छोटी कतार, कम दोहराए जवाब
- ज़रूरत के हिसाब से कतार। "Support फ़ोल्डर के पिछले 24 घंटे के अनपढ़े मेल गिनाओ। उन्हें urgent, normal और can wait में बांटो, और हर urgent के लिए वजह बताओ।"
- पहले जवाब के ड्राफ़्ट। "पासवर्ड रीसेट के पुराने जवाब मेरे भेजे मेल में खोजो, फिर इस ग्राहक को उन्हीं स्टेप वाला जवाब ड्राफ़्ट करो।"
- हैंडओवर सार। "अगले एजेंट के लिए इस थ्रेड का पांच लाइन में सार दो: ग्राहक क्या चाहता है, हमने क्या आज़माया, क्या बाकी है।"
- सबसे पुराने पहले। "बिना जवाब वाले दस सबसे पुराने ग्राहक मेल दिखाओ और हर एक कितने दिन से इंतज़ार में है।"
- सफ़ाई। "न्यूज़लेटर पढ़ा हुआ मार्क करो और डिलीवरी नोटिस मेरे Notifications फ़ोल्डर में ले जाओ।"
अकाउंट्स के लिए: दोबारा टाइप किए बिना इनवॉइस
- इनवॉइस कैप्चर। "पिछले 30 दिन के वे मेल ढूंढो जिनमें अटैचमेंट है और विषय में invoice है। 5 MB से छोटी हर PDF खोलो और एक तालिका दो: वेंडर, इनवॉइस नंबर, तारीख, रकम और देय तारीख।"
- मंज़ूरी के लिए याद दिलाना। "मैंने कौन से इनवॉइस मेल एक हफ़्ते से पहले मंज़ूरी के लिए फ़ॉरवर्ड किए थे जिनका जवाब नहीं आया? हर व्यक्ति को एक रिमाइंडर ड्राफ़्ट करो।"
- भुगतान के रिमाइंडर। अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की बकाया सूची चिपकाएं, फिर: "हर ग्राहक के लिए विनम्र रिमाइंडर ड्राफ़्ट करो। लहजे और इनवॉइस नंबर के लिए उनके साथ पुराना थ्रेड देखो।"
- महीने के अंत की खोज। "इस वेंडर के इस परचेज़ ऑर्डर वाले सारे मेल सबसे पुराने से शुरू करके तारीख और बताई गई रकम के साथ गिनाओ।"
असिस्टेंट PDF गलत पढ़ सकता है, इसलिए रकम के लिए किसी व्यक्ति को जांच में रखें। वह Tally या आपके खातों में कुछ पोस्ट भी नहीं कर सकता। वह आपको एक तालिका देता है जिसे कोई व्यक्ति या ऑटोमेशन आगे ले जा सकता है।
इन्हें शेड्यूल पर चलाना
हर प्रॉम्प्ट आप Claude Code, Cursor या VS Code में हाथ से पूछ सकते हैं। इसे रोज़ सुबह चलाने के लिए n8n का MCP Client node, या MCP SDK वाला अपना कोड इस्तेमाल करें, और नतीजा वहां भेजें जहां आपका n8n पहुंच सकता है। n8n और अपने कोड के स्टेप Help Center में हैं। बिना निगरानी वाले रन के लिए कुछ नियम ज़्यादा मायने रखते हैं:
- agent password को सिर्फ़ वही अनुमतियां दें जो उस वर्कफ़्लो को चाहिए, हर वर्कफ़्लो के लिए एक अलग पासवर्ड।
- मेल की सामग्री पर भरोसा न करें। कोई मेल यह तय न करे कि मेल किसे भेजा जाए।
- भेजने की जगह ड्राफ़्ट सेव करें, और देखकर वेबमेल से भेजें।
- अगर सेंड दोबारा करना पड़े तो वही idempotency key दें ताकि वह दो बार न जाए।
छोटे से शुरू करें
अपनी भूमिका की सूची से एक प्रॉम्प्ट चुनें, एक हफ़्ता सिर्फ़ रीड अनुमतियों के साथ हाथ से चलाएं, और नतीजे अपने इनबॉक्स से मिलाएं। फिर ड्राफ़्ट जोड़ें। सेटअप कुछ ही स्टेप का है और Help Center में है, और घोषणा में सुरक्षा और कीमत की बात है।
और देखें: XgenPlus MCP server पेज, क्या AI असिस्टेंट को अपने ईमेल का एक्सेस देना सुरक्षित है (अंग्रेज़ी), और DPDP के सवाल जो पूछने चाहिए (अंग्रेज़ी)।
