Business email ID आपके अपने domain पर बना पता होता है, जैसे priya@sharmatraders.in, Gmail या Yahoo वाले पते की जगह। इसे बनाने के लिए दो चीज़ें चाहिए: एक domain name, और एक email service जो उस domain पर mailbox चलाए। इसमें छह कदम हैं और आम तौर पर आपका एक घंटे से कम समय लगता है। भारत में खर्च लगभग ₹21 प्रति user प्रति माह से शुरू होता है, साथ में domain का खर्च, जो साल के कुछ सौ रुपये है।
यह guide कदमों को उसी क्रम में बताती है जिसमें वे आपके सामने आएंगे। उदाहरण XgenPlus के हैं क्योंकि यह service हम खुद चलाते हैं और ठीक-ठीक बता सकते हैं, लेकिन कदम हर provider के साथ यही रहते हैं।
शुरू करने से पहले क्या चाहिए
- एक domain name, जैसे aapkicompany.in या aapkicompany.com। अगर आपकी website है तो domain पहले से आपके पास है। नहीं है तो किसी भी registrar से खरीद लें। हिंदी या किसी और भारतीय भाषा का domain, जैसे आपकीकंपनी.भारत, भी चलता है।
- उस जगह का login जहां से domain खरीदा गया था। वहां आपको कुछ DNS records जोड़ने होंगे। लोग सबसे ज़्यादा यहीं अटकते हैं, क्योंकि password अक्सर उस web designer के पास होता है जिसने domain register किया था।
- उन लोगों और विभागों की सूची जिन्हें पता चाहिए: नाम, और sales@ या accounts@ जैसे साझा पते।
कदम 1. Email service चुनें
दाम मिलाने से पहले पांच बातें देख लें, क्योंकि सस्ते plan इन्हीं पर सबसे ज़्यादा अलग होते हैं:
- क्या यह Outlook में और फ़ोन के अपने mail app में चलता है? इसके लिए IMAP, SMTP और ActiveSync चाहिए। कुछ free और शुरुआती plan सिर्फ़ webmail देते हैं।
- हर mailbox कितना बड़ा है, और क्या अलग-अलग लोगों को अलग size मिल सकता है?
- Renewal पर दाम क्या होगा, और कितने महीने का पैसा पहले देना पड़ता है?
- Mailbox कहां रखे जाते हैं?
- क्या आपकी company के नाम पर GST invoice मिलेगा?
हमने भारत में ₹100 से कम के business email plan की तारीख वाली तालिका बनाई है, जिसमें headline price के साथ renewal का दाम और अग्रिम भुगतान की अवधि भी है।
कदम 2. Sign up करें और अपना domain डालें
XgenPlus पर आप sign up करते हैं, one-time code से पुष्टि करते हैं, और वह domain लिखते हैं जिस पर पते चाहिए। Sign up जांच लेता है कि domain सही है और किसी दूसरे account में पहले से इस्तेमाल नहीं हो रहा।
कदम 3. Plan और users की संख्या चुनें
हर व्यक्ति के लिए mailbox का size चुनें। सबको एक ही plan देना ज़रूरी नहीं: director को 30 GB और shop floor को 2 GB, एक ही domain पर। Online भुगतान करें, और भुगतान होते ही GST invoice dashboard में आ जाता है। पहले आज़माना चाहें तो trial ₹2 प्रति user में 30 दिन का है, आपके असली domain पर।
कदम 4. DNS records जोड़ें
यही अकेला तकनीकी कदम है। DNS records बाकी internet को बताते हैं कि आपके domain की mail कहां जानी चाहिए और कौन से server उसे भेज सकते हैं। आपके dashboard में DNS & Verification tab है जिसमें आपके domain के सटीक records लिखे होते हैं। XgenPlus के लिए ये हैं:
| Type | Host | Value | काम |
|---|---|---|---|
| TXT | @ | आपके dashboard में दिखा ownership code | साबित करता है कि domain आपका है |
| MX | @ | mx1.xgenplus.com (priority 5) और mx2.xgenplus.com (priority 10) | आने वाली mail को आपके नए mailbox तक पहुंचाता है |
| TXT | @ | v=spf1 mx ptr a:a.xgenplus.com ~all | SPF: बताता है कि आपके domain की ओर से कौन से server mail भेज सकते हैं |
| TXT | xgen._domainkey | आपके dashboard में दिखी DKIM key | DKIM: आपकी mail पर हस्ताक्षर करता है ताकि रास्ते में बदली न जा सके |
| TXT | _dmarc | आपके dashboard में दिखा DMARC record | DMARC: दूसरे mail server को बताता है कि ऊपर की दो जांच में fail हुई mail का क्या करें |
| CNAME | autodiscover और autoconfig | mail.xgenplus.com | Outlook और फ़ोन खुद settings ढूंढ लेते हैं |
जहां domain खरीदा था वहां login करें, "DNS" या "Manage DNS" खोलें, और हर record ठीक वैसा ही जोड़ें जैसा दिखाया गया है। दो जगह लोग चूकते हैं। अगर domain पर किसी पुरानी service के MX records पहले से हैं तो उन्हें हटा दें, क्योंकि mail उसी server पर जाती है जिसकी ओर MX इशारा करता है। और एक domain पर सिर्फ़ एक SPF record हो सकता है, इसलिए अगर पहले से एक है तो उसी को बदलें, दूसरा न जोड़ें।
DNS के बदलाव आम तौर पर कुछ मिनट में दिखने लगते हैं, और 48 घंटे तक लग सकते हैं। आपको page पर रुककर इंतज़ार नहीं करना है। आपके कहने पर dashboard फिर से जांच लेता है, और MX records चालू होते ही mail अपने आप आने लगती है।
कदम 5. पते बनाएं
एक pattern चुनें और उसी पर टिके रहें। छोटी firm के लिए firstname@ ठीक है; firstname.lastname@ दूसरे राहुल की उलझन से बचाता है। फिर वे साझा पते जोड़ें जिन पर ग्राहक लिखेंगे, जैसे sales@, accounts@ और hr@। XgenPlus पर department के पतों का अलग पैसा नहीं लगता।
कदम 6. Outlook और फ़ोन पर लगाएं, और पुरानी mail साथ लाएं
Autodiscover record लग जाने पर Outlook और ज़्यादातर फ़ोन के mail app सिर्फ़ email पते और password से server की settings खुद ढूंढ लेते हैं। Web, Windows, iOS और Android के लिए XgenPlus के अपने app भी हैं।
अगर आप Gmail, Zoho, Rediffmail या किसी hosting company के mailbox से आ रहे हैं तो पुरानी mail न खोएं। पुरानी service चलती रहे, उसी दौरान mail IMAP से copy की जा सकती है, और उसके बाद ही MX record बदला जाता है। XgenPlus के Premium और उससे ऊपर के plan पर यह काम हमारी team करती है।
कितना खर्च आता है
| Company | क्या खरीदते हैं | प्रति वर्ष, GST से पहले |
|---|---|---|
| 2 partner | 2 XGEN Starter mailbox, 2 GB प्रत्येक, ₹21 पर | ₹504 |
| 6 लोगों का office | 6 XGEN Starter Pro mailbox, 5 GB प्रत्येक, ₹31 पर | ₹2,232 |
| 25 लोगों की firm | 25 XGEN Premium mailbox, 10 GB प्रत्येक, ₹50 पर | ₹15,000 |
इसमें 18% GST और domain का renewal जोड़ें। सभी plan और size pricing page पर हैं।
पांच गलतियां जिनसे बचना चाहिए
- Domain किसी एक कर्मचारी या बाहर के designer के नाम पर छोड़ देना। Domain company के नाम पर register होना चाहिए, और login मालिक या director के पास रहना चाहिए।
- SPF, DKIM और DMARC छोड़ देना। इनके बिना आपके invoice और quotation Gmail और Outlook में spam में जा सकते हैं।
- Headline price देखकर खरीदना। जिस ₹29 के plan में चार साल का पैसा पहले देना पड़े, वह ₹29 का फ़ैसला नहीं है।
- पांच लोगों का एक ही mailbox बांटना। किसी को पता नहीं चलता कि जवाब किसने दिया। हर व्यक्ति को अपना पता दें और department का पता साझा रखें।
- पुरानी mail copy होने से पहले MX record बदल देना। पहले copy, फिर switch।
इसी महीने company शुरू कर रहे हैं? Startup के लिए पहले हफ़्ते की email checklist (अंग्रेज़ी में) पहले सात दिनों में क्या लगाना है, यह विस्तार से बताती है। Mailbox का नाम हिंदी या किसी और भारतीय भाषा में भी हो सकता है; देखें हिंदी में email पता कैसे काम करता है।
